Cyfrowa transformacja HR w organizacji o ogólnopolskim zasięgu

Klient – Distribev Sp. z o.o.

Distribev Sp. z o.o. to ogólnopolski lider w branży dystrybucyjnej, działający w modelu rozproszonej struktury operacyjnej. Firma posiada ponad 30 oddziałów w całym kraju i zatrudnia blisko 800 pracowników. Tak duża skala działalności generuje szereg wyzwań w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi – od komunikacji wewnętrznej po dostępność i bezpieczeństwo dokumentacji kadrowej.

Wyzwanie – nowoczesne HR dla rozproszonej organizacji

Wraz z rozwojem firmy, Distribev dostrzegł konieczność cyfryzacji obszaru HR. Tradycyjne, papierowe podejście do dokumentacji i procesów kadrowych stawało się coraz mniej wydajne i nieadekwatne do skali organizacji. Brak zdalnego dostępu do dokumentów, konieczność fizycznego obiegu pism oraz ograniczona przejrzystość danych znacząco wpływały na tempo i jakość działań HR.

Wśród kluczowych problemów, które wymagały rozwiązania, znalazły się:

• rozproszenie pracowników i brak centralnego dostępu do dokumentów kadrowych,
• czasochłonność tradycyjnej obsługi procesów (drukowanie, podpisywanie, wysyłka),
• niska przejrzystość i aktualność danych pracowniczych,
• potrzeba integracji rozwiązań HR z funkcjonującym już systemem Simple.ERP,
• konieczność zapewnienia zgodności z przepisami (w tym RODO) i wysokich standardów bezpieczeństwa.

Marcin Sadło, IT Manager, Distribev Sp. z o.o.: „Szukaliśmy narzędzia, które usprawni komunikację HR z pracownikami w naszej rozproszonej strukturze. Potrzebowaliśmy automatyzacji, szybkości i bezpieczeństwa – ale też prostoty dla użytkownika końcowego.”

Rozwiązanie – aplikacja mPracownikPRO od Simple SA

Po analizie potrzeb organizacji, wybór padł na mPracownikPRO – nowoczesną aplikację HR, zaprojektowaną przez firmę Simple SA jako integralny element systemu Simple.ERP. Rozwiązanie to umożliwia pełną digitalizację procesów kadrowych, z bezpośrednią i bezpieczną integracją z systemem ERP.

Kluczowe zalety wdrożenia:

• bezpieczna synchronizacja z bazą danych kadrowych i płacowych ERP,
• elastyczne dopasowanie do struktury organizacyjnej Distribev,
• automatyzacja kluczowych procesów HR (np. wnioski, dostęp do danych),
• uproszczenie i ucyfrowienie obiegu dokumentów kadrowych.

Marcin Sadło: „Poza aspektami biznesowymi, dla Działu IT kluczowa była możliwość integracji z naszym ERP oraz Kadrami i Płacami. Ważne było też zapewnienie bezpieczeństwa danych i możliwość bieżących aktualizacji systemu.” 

Zakres wdrożenia – dostępność i funkcjonalność dla całej organizacji

Aplikacja mPracownikPRO została udostępniona pracownikom firmy, niezależnie od lokalizacji. Dzięki temu osoby zatrudnione w Distribev zyskały szybki i zdalny dostęp do danych kadrowych. W ramach wdrożenia skonfigurowano m.in.:

• paski płacowe i formularze PIT dostępne online,
• elektroniczne wnioski urlopowe z dostępem do kalendarza i limitów,
• wgląd w dane kadrowe – badania okresowe, szkolenia, dane członków rodziny,
• powiadomienia w czasie rzeczywistym i bezpośredni kanał komunikacji z działem HR.

Monika Rybak, HR Manager Distribev Sp. z o.o.: „Wcześniej angażowaliśmy menedżerów w fizyczne dostarczanie pasków płacowych. Teraz wszystko jest w aplikacji – bez druku, kurierów i oczekiwania. To oszczędność czasu i pieniędzy.”

Indywidualne dopasowanie – spójność, kontrola i prostota

Distribev jako firma o złożonej strukturze organizacyjnej wymagała precyzyjnej konfiguracji uprawnień i dostępów w systemie. mPracownikPRO umożliwia centralne zarządzanie danymi z poziomu ERP, co gwarantuje ich spójność i bezpieczeństwo.

Marcin Sadło: „Z poziomu ERP zarządzamy tym, jakie dane są widoczne. Aplikacja pobiera wszystko z jednego, centralnego źródła – to gwarantuje spójność i porządek.”

Monika Rybak: „Mam pełną kontrolę nad tym, co i kiedy udostępniam pracownikowi. To intuicyjne i eliminuje konieczność dublowania danych.”

Efekty wdrożenia – realne oszczędności i większa efektywność

Dzięki wdrożeniu mPracownikPRO firma Distribev odnotowała szereg konkretnych korzyści, zarówno finansowych, jak i organizacyjnych:

• redukcja kosztów – eliminacja drukowania i wysyłki dokumentów,
• automatyzacja HR – szybsza i prostsza obsługa spraw pracowniczych,
• lepszy dostęp do danych – dla działu HR i każdego pracownika,
• większa samodzielność pracowników – możliwość obsługi spraw kadrowych z poziomu aplikacji,
• bezpieczeństwo danych – zgodność z RODO i pełna kontrola,
• ekologiczne podejście – całkowita eliminacja papierowego obiegu dokumentów.

Podsumowanie – cyfrowy HR, który realnie wspiera biznes

Wdrożenie mPracownikPRO w Distribev Sp. z o.o. to przykład efektywnej cyfryzacji obszaru HR w rozproszonej organizacji. Dzięki nowoczesnym technologiom firma zyskała narzędzie, które usprawnia codzienną pracę wszystkich zaangażowanych – od działu kadr, przez menedżerów, aż po pracowników terenowych.

Marcin Sadło: „To był krok milowy w naszej transformacji cyfrowej. mPracownikPRO nie tylko usprawnił nasze procesy, ale też realnie odciążył ludzi.”

O Simple SA

Simple SA to polski producent zaawansowanych systemów informatycznych klasy ERP, z prawie 40-letnim doświadczeniem. Firma dostarcza nowoczesne rozwiązania wspierające zarządzanie w sektorach: produkcji, edukacji, instytucji publicznych i ochrony zdrowia.

Aplikacja mPracownikPRO, wdrożona w Distribev, stanowi integralną część ekosystemu Simple.ERP. Została stworzona z myślą o cyfryzacji procesów kadrowych w firmach, które chcą budować nowoczesne, elastyczne i zautomatyzowane środowisko HR – niezależnie od skali działalności.