Współczesne uczelnie intensywnie dążą do cyfryzacji i automatyzacji procesów administracyjnych, a e-Doręczenia stanowią kluczowy element tej transformacji. Dzięki tej technologii studenci mogą załatwiać sprawy administracyjne online, a uczelnie zyskują narzędzie, które upraszcza obieg dokumentów, oszczędza czas i redukuje koszty. Aby jednak procesy te były bezpieczne, wygodne i efektywne, konieczne jest solidne, sprawdzone rozwiązanie.

Digitalizacja procesów administracyjnych w edukacji to nie tylko trend – to konieczność. e-Doręczenia to system, który zapewnia szybkość, bezpieczeństwo i wygodę zarówno studentom, jak i uczelniom. Wprowadzenie tego rozwiązania przynosi liczne korzyści, takie jak:

• Bezpieczna wymiana dokumentów – dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów eliminuje się ryzyko błędów i opóźnień, a cały proces jest transparentny.
• Oszczędność czasu – studenci i administracja uczelni załatwiają sprawy online, co eliminuje konieczność papierowego obiegu dokumentów oraz osobistych wizyt w biurach.
• Automatyzacja procesów – składanie wniosków oraz odbieranie decyzji odbywa się szybko i bezbłędnie, co znacząco poprawia efektywność administracji uczelnianej.

Jednym z rozwiązań, które wspiera proces cyfryzacji administracji uczelnianej, jest system Simple.EduHub, który pozwala na pełną automatyzację obiegu dokumentów. W ramach tego systemu e-Doręczenia stanowią kluczowy element, dzięki któremu uczelnie mogą usprawnić procesy zarządzania dokumentami oraz komunikacji z studentami. Simple SA, lider w dostarczaniu innowacyjnych rozwiązań IT dla sektora edukacji, oferuje system EduHub, który odpowiada na te potrzeby, wspierając uczelnie w cyfryzacji administracji.

Korzyści z wdrożenia e-Doręczeń w systemie EduHub

Dla studentów:

• szybkość i wygoda – studenci mogą składać wnioski, odbierać decyzje i zarządzać dokumentami online. Cały proces jest dostępny w każdej chwili, z dowolnego miejsca;
• automatyczne powiadomienia – studenci są na bieżąco informowani o statusie swoich spraw, co zmniejsza ryzyko pominięcia ważnych terminów;
• bezpieczny dostęp do dokumentów – dzięki systemowi studenci mogą pobierać i przechowywać swoje dokumenty, mając pewność, że są one autentyczne i poświadczone elektronicznie.

Dla uczelni:

• zwiększenie efektywności administracji – automatyzacja wielu procesów, takich jak generowanie dokumentów czy podpisywanie decyzji, pozwala na zaoszczędzenie czasu i zasobów;
• redukcja kosztów – system eliminuje potrzebę używania papieru, druku oraz tradycyjnej poczty, co zmniejsza koszty operacyjne uczelni;
• pełna transparentność – uczelnie mają dostęp do pełnej historii wniosków i dokumentów, co umożliwia łatwe śledzenie wszystkich spraw i decyzji.

Jak działa system e-Doręczeń?

1. Składanie wniosku online – student wypełnia formularz, wybierając odpowiednią kategorię sprawy. Formularze są elastyczne i dostosowane do różnych rodzajów spraw administracyjnych.
2. Potwierdzenie złożenia wniosku – po złożeniu wniosku system generuje UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), które jest automatycznie wysyłane do studenta.
3. Przetwarzanie wniosku przez administrację – administracja uczelni przetwarza wniosek, a następnie wystawia decyzję, którą student może odebrać bezpośrednio z systemu.
4. Fikcja doręczenia – jeśli student nie odbierze decyzji w ciągu 14 dni, system automatycznie stosuje „fikcję doręczenia”, co sprawia, że proces jest zgodny z przepisami.
5. Odbiór decyzji i dalsze kroki – studenci mogą odbierać decyzje, składać odwołania oraz wprowadzać zmiany w swoich wnioskach, a administracja ma pełną kontrolę nad całym procesem.

Cyfryzacja i automatyzacja procesów administracyjnych to klucz do zwiększenia efektywności uczelni i poprawy jakości obsługi studentów. System e-Doręczeń w ramach EduHub stanowi nowoczesne rozwiązanie, które znacząco upraszcza obieg dokumentów, oszczędza czas, zmniejsza koszty i zapewnia pełną transparentność. Simple SA jako dostawca tego innowacyjnego narzędzia wspiera uczelnie w procesie cyfryzacji, oferując kompleksowe rozwiązanie, które odpowiada na potrzeby współczesnych instytucji edukacyjnych.

Uczelnie, które zdecydują się na to narzędzie, stawiają na przyszłość administracji edukacyjnej, dając swoim studentom szybki, bezpieczny i wygodny dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów.